Uno de los aspectos que menos se tienen en cuenta en el estudio de proyectos es
aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administración:
organización, procedimientos administrativos y aspectos legales.
Para cada proyecto es posible definir la estructura organizativa que más se adapte
a los requerimientos de su posterior operación.
Conocer esta estructura es fundamental
para definir las necesidades de personal calificado para la gestión y, por tanto,
estimar con mayor precisión los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.
Al igual que en los estudios anteriores, es preciso simular el proyecto en operación.
Para ello deberán definirse, con el detalle que sea necesario, los procedimientos
administrativos que podrían implementarse junto con el proyecto. Pueden existir diferencias
sustanciales, entre los costos de llevar registros normales frente a los computacionales,
y mientras en algunos proyectos convenga la primera modalidad, en otros
puede ser más adecuada la segunda.
La decisión de desarrollar internamente actividades que pudieran subcontratarse
influye directamente en los costos por la mayor cantidad de personal que pudiera
necesitarse, la mayor inversión en oficinas y equipamiento y el mayor costo en
materiales y otros insumos.
Como puede apreciarse, una decisión que pareciera ser
secundaria lleva asociada una serie de inversiones y costos que ningún estudio de
proyectos podría obviar.Bastaría un análisis muy simple para dejar de manifiesto la influencia de los procedimientos
administrativos sobre la cuantía de las inversiones y los costos del proyecto.
Los sistemas y procedimientos contable-financieros, de información, de planificación
y presupuesto, de personal, adquisiciones, crédito, cobranzas y muchos más van asociados
con los costos específicos de operación.
Los sistemas y procedimientos que definen a cada proyecto en particular también
determinan la inversión en estructura física. La simulación de su funcionamiento permitirá
definir las necesidades de espacio físico para oficinas, pasillos, estacionamiento,
jardines, vías de acceso, etcétera.Ninguna de estas consideraciones puede dejarse al azar.
De su propio análisis se derivarán
otros elementos de costos que, en suma, podrían hacer no rentable un proyecto
que, según estimaciones preliminares, haya parecido conveniente de implementar.
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